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管理创新

耗材全程追溯“无死角”

2017-04-14 14:16:48 | 来源:健康报 | 分享
  □华西医院设备物资部部长 黄进
  在深化医改和医院大力推进精细化管理的背景下,医院耗材管理除了关注传统出入库和及时供应之外,更需要关注耗材产品质量、产品安全、产品评价、材料使用分析与规范及全程溯源等内容。为此,华西医院从自身实际出发,充分利用信息化手段,建立了整合供应商协作平台在内的医用耗材溯源管理系统,实现了耗材管理入口严格、使用有序、全程追溯。
  审核信息 严把资质关
  2014年出台的《医疗器械监督管理条例》要求,医院需对使用的材料厂家资质及产品证件进行查验并记录,包括产品类别、规格、型号等。华西医院设备物资供应商数量众多,耗材品种规格繁多,耗材的厂商授权和产品注册证变动非常大,依靠纸质证件管理、Excel管理等人工管理方式很容易遗忘,缺乏及时提醒,导致产品授权到期、产品注册证到期很难被发现。
  面对上述问题,华西医院利用信息化手段进行供应商资质证照管理。在华西医院供应商协作平台内,供应商首次登录以及录入送货信息前,需录入和完善企业基础信息及相关证件信息,医院管理人员进行审核。在资质证照管理模块中,设置耗材资质注册证、资质到期自动提醒功能,到期后系统会及时提醒库房、采购人员及供应商,避免证照过期带来的安全隐患。
  科室预约 一键发送
  以前临床科室领用耗材,需要给库房打电话,库房再进行配送。这种做法导致科室需求较为分散,难以统计,不便于库存控制。同时,配送没有时间节点,不便于配送效率的提升。现在的做法是,在医用耗材溯源管理系统中给科室开放权限,科室每个月在固定时间申报下月需求计划,系统提供6个月的平均用量作为参考,提高科室计划准确性。科室将耗材需求提交到系统,系统进行自动汇总、调整后,通过供应商平台把需求发给对应供应商。供应商接到需求后,根据配送安排,按时间要求配送到医院。这样一来,医院可以避免逐一给几十个供应商打电话通知送货,提高了管理效率。
  通过近两年医用材料月平均库存金额对比发现,通过科室需求集中化、提高计划的准确性,医用材料月平均库存下降13%,减少了医院库存资金的占用。
  一物一码 全程追溯
  目前,大多数医院高值耗材溯源管理还停留在由人工手动在手术记录单背面粘贴使用材料条码,效率非常低。当某个高值耗材某批次使用后要找到对应的使用患者时,需手动翻阅手术记录单,工作量非常大,而且不一定能保证全部信息查找齐全。同时,由于国家对耗材没有统一编码,各个厂商之间耗材编码方式不一样,医院对耗材自编码的解析非常困难,这也给全程信息化溯源带来了挑战。
  在华西医院溯源管理系统中,供应商收到供应商平台的订货通知后,登录系统填写包括产品名称、规格型号、有效期、批号等在内的送货信息,并打印系统自动生成的产品条码粘贴在高值耗材最小包装上。这样就保证了每个进入华西医院的高值耗材信息完整准确,同时每个耗材都是“一物一码”,为高值耗材的全程信息化溯源奠定了基础。供应商将送货信息通过系统发送给库房管理人员,库房人员收到货后只需对相关信息进行随机抽检。抽检合格后就可以将送货信息自动转成入库信息,避免了库房人员手工录入产品入库信息,节约了大量人力成本。
  扫描条码 自动计费
  没有使用耗材溯源管理之前,耗材计费由护理人员手工登记完成。通过对全院计价材料进行统计分析发现,由于材料规格型号众多,采用手工计费易出现多计漏计的现象,对医院运营造成的影响非常大。
  使用耗材溯源管理系统后,每个高值耗材都有一个唯一条码。库房发放时只需扫描条码即可完成发放,并记录领用人,保证发放有序。同时,每个高值耗材的条码都在系统中对应唯一一个收费项目,手术室在使用后收费时扫描高值耗材上的条码,即可生成医嘱、计费、代销品出库一步完成,快速、准确,有效避免了收费错误、重复核对等情况。

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